Datenschutzbestimmung im Rekrutierungsprozess
1. Einleitung
Der Schutz personenbezogener Daten ist uns sehr wichtig. In diesem Dokument wird erläutert, welche personenbezogenen Daten bei Bewerbungen wie und zu welchen Zwecken verarbeitet werden. Ihre Daten werden gemäss dem Bundesgesetz über den Datenschutz (Datenschutzgesetz, DSG; SR 235.1) der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO) der EU und gemäss der Datenschutzrichtlinie der HPS Lyss gespeichert und verarbeitet. Die verantwortliche Stelle im Sinne des DSG und anderer Datenschutzbestimmungen ist:
HPS Lyss
Hardernstrasse 16
3250 Lyss
E-Mail: info@hps-lyss.ch
2. Von der HPS Lyss erhobene personenbezogene Daten
2.1 Kategorien von Daten
Die HPS Lyss speichert folgende Kategorien von persönlichen Bewerber-Daten: Informationen und Unterlagen, welche uns bei der Bewerbung um eine Stelle, Lehrstelle oder ein Praktikum zugesandt werden (insbesondere Lebenslauf und Anschreiben), sowie alle weiteren Informationen, die wir im Rahmen der Rekrutierung erhalten, wie: schulische und universitäre Laufbahn, Praktika, Diplome, Ihr bisheriger Berufs- und Werdegang, allgemeine Informationen über Ihr Berufsleben, wirtschaftliche und finanzielle Informationen, ggf. Informationen zu Ihrem Privatleben usw. Möglicherweise wenden wir uns auch an Dritte (z. B. eine Personalvermittlungsagentur, frühere Arbeitgeber, Ausbildungsleiter oder Kunden, mit denen Bewerbende früher zusammengearbeitet haben), um bei der Prüfung der Bewerbung oder des Profils Informationen einzuholen. Diese Informationen bedürfen der vorherigen Zustimmung der Bewerbenden ein. In Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen und regulatorischen Bestimmungen kann die HPS Lyss Informationen anfordern, die sich im Besitz von Behörden oder Organisationen befinden.
2.2 Zweck der Datenbearbeitung
Die HPS Lyss bearbeitet Daten ganz oder teilweise für folgenden Hauptzweck:
Verfolgen und Bearbeiten von Bewerbungen und Ausübung aller Aktivitäten, die zur Einstellung eines/einerneuen Mitarbeitenden, Auszubildenden oder Praktikanten führen, um bestimmte Stellen zu besetzen. Zu diesem Zweck kann Bewerbenden auch ein Angebot zugesandt werden, das dem erstellten Profil entspricht. Dazu gehören u.a. die Auswahl von Dossiers und Lebensläufen, die Erstellung einer neuen Kandidatendatei und der Einsatz von Rekrutierungsmethoden und -Techniken. Die Verarbeitung persönlicher Daten von Bewerbenden ist notwendig für das legitime Interesse der HPS Lyss, Mitarbeitende einzustellen.
2.3 Datenempfänger und Verarbeiter
Die Daten werden von Mitarbeitenden unserer HR-Abteilung verarbeitet, die für den Rekrutierungsprozess zuständig sind, und von Vorgesetzten, welche die Bewerbung bewerten. Die Daten können für einige der oben genannten Zwecke ausgetauscht werden. Dies aber nur, wenn sich ein solcher Austausch mit vertraglich verbundenen, kommerziellen Dienstleistungsanbietern und Partnern, die möglicherweise an der oben genannten Verarbeitung personenbezogener Daten beteiligt sind, als notwendig erweist. Darüber hinaus können Daten an gesetzlich befugte Behörden weitergegeben werden, insbesondere wenn dies von einem Behördenvertreter aus Justiz, Polizei oder Verwaltung verlangt wird und dazu eine gesetzliche Grundlage besteht. Die oben genannten Empfänger sind ausdrücklich nicht automatisch berechtigt, alle Daten zu erhalten, sondern ausschliesslich jene, die zur Erfüllung des Zwecks einer solchen Datenübermittlung erforderlich sind.
3. Verwaltung und Sicherung Ihrer persönlichen Daten
3.1 Offenlegung
Die HPS Lyss gibt die Daten im Allgemeinen nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies werde schriftlich von einer Behörde gemäss einer gesetzlichen Verpflichtung zur Ausübung eines offiziellen Auftrags verlangt oder die Offenlegung erfolgt in eigenen vitalen Interesse nach Vorliegen der ausdrücklichen Zustimmung.
3.2 Aufbewahrungsfrist
Wenn die Bewerbung nicht erfolgreich ist, werden die Eckdaten maximal 6 Monate lang aufbewahrt, für den Fall, dass es zu einer erneuten Bewerbung für eine andere Stelle bei der HPS Lyss kommt (Identität, Datum der Bewerbung, Position, Feedback). Die Unterlagen können auch für ein Jahr in der Rekrutierungsdatenbank aufgenommen werden, wenn wir glauben, dass das Profil unseren zukünftigen Rekrutierungsbedürfnissen entspricht und dieser längeren Aufbewahrungsdauer explizit zugestimmt wurde.
3.3 Verarbeiter
Falls die oben genannten Verarbeitungsaktivitäten an Dritte delegiert werden, stellt die HPS Lyss sicher, dass diese durch einen schriftlichen Vertrag geregelt werden, der Bedingungen enthält, die mindestens den gleichen Schutz für personenbezogene Daten bieten wie in diesem Dokument beschrieben und welche die Anforderungen von Artikel 28 der DSGVO und gleichwertige Bestimmungen des Schweizerischen Datenschutzgesetzes erfüllen.
3.4 Datenschutzmassnahmen
Die HPS Lyss führt geeignete Massnahmen ein, um ein Sicherheitsniveau zu gewährleisten, welches dem Risiko für personenbezogene Daten von Bewerbenden gerecht wird.
4. Rechte der betroffenen Person
Die HPS Lyss will sicherstellen, dass die betroffenen Personen sich ihrer Rechte gestützt auf die Datenschutzgesetzgebung voll bewusst sind. Jede:r Bewerbende hat Anspruch auf Folgendes:
- Anfordern einer Kopie seiner/ihrer persönlichen Daten, die bei uns gespeichert sind. Die HPS Lyss muss diese Anforderung innerhalb von 20 Arbeitstagen erfüllen.
- Einwilligung widerrufen, wenn die Daten nicht der Rechtsgrundlage entsprechen.
- Korrektur von allfälligen Fehlern in den personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben.
- Antragsrecht, personenbezogene Daten zu entfernen, die wir über Sie gespeichert haben.
- Einschränkung der Verarbeitung, wenn erforderlich.
- Einspruch gegen die Verwendung gewisser persönlicher Daten durch uns.